Voraussetzungen zur Erstellung einer korrekten Nebenkostenabrechnung

  • Guten Tag zusammen,


    welche Bauseitigen, Vorvertraglichen bzw. sonstigen Voraussetzungen sollte der Vermieter im eigenen Interesse schaffen, um eine korrekte Nebenkostenabrechnung erstellen zu könnnen?


    Ich werde irgendwann (hoffentlich nicht all zu bald) durch Erbschaft Vermieter. Der künftige Erblasser hat rund um die Nebenkostenabrechungen viele Streitfälle mit seinen Mietern. Diese wären aus meiner Sicht durch geschicktere Abrechnungsmodalitäten zu vermeiden. Allerdings wären dazu teilweise Voraussetzungen zu schaffen.


    Sammlung / Ideen: siehe unten mit der Bitte um Rückmeldung, ob vollständig / korrekt.


    Danke & Gruß,

    Große Frage


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    Soll-/Idealzustand:

    1. Wohnfläche nach Wohnflächenverordnung (WoFlV) berechnet
    2. Energieausweis gemäß Energieeinsparverordnung (EnEV) vorhanden
    3. Geräte zur verbrauchsabhängigen Erfassung sind vorhanden für (und messen nachweislich richtig):
      • Wasser (kalt): jede Wohnung einzeln
      • Wasser (warm): jede Wohnung einzeln, siehe Verordnung über Heizkostenabrechnung (HeizkostenV)
      • „Allgemeinwasser“ (Garage/Garten): separat - sofern der Wasserhahn nicht fest zu einer Wohnung gehört – dann zusammen mit der jeweiligen Wohnung
      • [Abwasser – Mengen wie Zu-Wasser aufgeteilt, da es keine Abwasseruhren gibt]
      • Strom: jede Wohnung einzeln
      • Strom: Allgemeinstrom separat (Treppenhaus, Heizung,...)
      • Heizung: Verbrauchsabhängig für jede Wohnung einzeln, siehe Verordnung über Heizkostenabrechnung (HeizkostenV)
    4. Umlageschlüssel sind geeignet und im ganzen Haus einheitlich gewählt
      • Wohnfläche: wohl am besten (das Problem, dass neuere Berechnungs-Normen die Fläche ändern, tritt selten auf; die alten Berechnungsnormen haben teilweise Nachwirkung)
      • Bewohner: weniger geeignet, da Problem der „Bewohner-Zählung/Ermittlung“: tatsächliche Bewohner vs. Einwohnermeldeamt vs. unterschiedliche Sichtweise Vermieter/Mieter vs. unterjährige Einzüge/Auszüge.
    5. im Mietvertrag ist eine Umlage der Nebenkosten nach Betriebskostenverordnung (BetrKV) wirksam vereinbart; dazu aktuelle Mietvertrags-Vorlage eines Vermietervereins nutzen.
    6. Im "Layout" der Nebenkostenabrechnung sind nur Positionen enthalten, die nach Betriebskostenverordnung (BetrKV) umlagefähig sind.
    7. alle Kostenarten werden in der Nebenkostenabrechnung korrekt aufgeteilt (je nach Kostenart verbrauchsabhängig bzw. mit Umlageschlüssel)
    8. [Nice-To-Have: Prävention nach Erstellung und vor Abgabe der Nebenkostenabrechung an Mieter: Vergleich der Abrechnung mit Betriebskostenspiegel (des Mietervereins): Gibt es Kostenarten, die Ausreißer sind? Warum sind diese so hoch wie sie sind? ]

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  • Hallo,


    deine Liste ist soweit vollständig. Denn es ist aufgrund der Heizkostenverordnung eine Verbraucherfassung nur beim Warmwasser und der Heizung vorgeschrieben. Und das ist ja vorhanden. Alles andere kann nach dem Verhältnis der Wohnungfläche umgelegt werden, oder aber nach dem Verteilerschlüssel, der vertraglich vereinbart ist. Die Vorausstzungen sind also alle gegeben, soweit es aus deinene Informationen ersichtlich ist.


    Es wäre daher sinnvoller, wenn du die Streitfälle mit den Mietern nennst, also was genau die Mieter beanstanden. So können wir konkret Maßnahmen diskutieren, die den Beanstandungen den Wind aus den Segeln nimmt.


    Aus meiner Erfahrung zu urteilen kann es aber aber theoretisch auch möglich sein, dass die bisherigen Abrechnungen zu 100% korrekt sind, jedoch der eine oder andere Mieter aus Prinzip irgend was zu meckern hat, und das vielleicht einfach nur aus der Tatsache heraus, dass er was nachzuzahlen hat. So etwas kommt durchaus vor. Davon muss man sich als Vermieter aber nicht irritieren lassen. Denn wenn die Abrechnung korrekt ist, dann wird sie auch einer grichtlichen Überprüfung standhalten.

    Meine Antworten zeigen lediglich meine persönliche Meinung, wie ich eine Sache auf Basis der gegebenen Informationen einschätzen würde. Rechtssicherheit hingegen kann nur ein Anwalt geben.

  • Guten Tag zusammen,


    muss zuerst ein Missverständnis aufklären: ich schrieb über die durchnummerierte Sammlung "Idealzustand", da ich die Liste als Ziel sah, das ich am Besten erreichen sollte, um wenig Probleme nach der Abrechnung zu haben. ---- Die Immobilien entsprechen aber im jetzigen Ist-Zustand nicht diesem Ideal-Zustand. --- d.h. an vielen Stellen Handlungsbedarf.


    Aus euren Rückmeldungen:

    Denn es ist aufgrund der Heizkostenverordnung eine Verbraucherfassung nur beim Warmwasser und der Heizung vorgeschrieben. [...] Alles andere kann nach dem Verhältnis der Wohnungfläche umgelegt werden, oder aber nach dem Verteilerschlüssel, der vertraglich vereinbart ist.

    Gibt es einen Warmmengenzähler für das gesamte Warmwasser?

    folgere ich, dass der über die Heizkostenverordnung in Form der Abrechnung von Warmwasser und Heizung die größten Baustellen lauern - richtig ?


    (Hinweis: Es gibt z.B. aktuell keinen Wärmemengenzähler fürs Warmwasser - weder einen, der das ganze Haus misst, noch einen für jede Wohnung. Ebenso gibt es keine Messgeräte, welche die verbrauchte Heizenergie pro Wohnung ermitteln. Bisher wurden einfach die Kosten fürs Heizöl umgelegt - zum Teil nach Personen zum Teil nach Wohnfläche - - > "Quell stetiger Freude")






    Gruß,

    Große Frage

  • Ebenso gibt es keine Messgeräte, welche die verbrauchte Heizenergie pro Wohnung ermitteln.

    Hierin liegt also das größte Problem und vermutlich der Punkt, über den sich die Bewohner (zurecht) beschweren. Das sollte behoben werden, nicht erst, wenn du das Haus geerbt hast, sondern du würdest dem aktuellen Eigentümer einen Gefallen tun, wenn du dich jetzt schon darum kümmern möchtest, die Sachen nachzurüsten.


    Ein Wärmemengenzähler für das Gesamtwasser aus der Heizanlage ist zwar vorgeschrieben (deshalb hatte Schweinchenfan danach gefragt), jedoch lässt die Heizkostenverordnung auch andere Rechenmethoden zu. Die Minimumausstattung ist jedoch in jeder Wohnung ein Warmwasserzähler und ein Zähler um den Heizverbrauch zu ermitteln.


    Für den Heizverbrauch kann man wahlweise Wärmemengenzähler verwenden oder Heizkostenverteiler, die direkt auf den Heizkörpern montiert werden. Was besser ist, hängt von der Struktur der Leitungen ab. Aber gerade bei älteren Häusern geht es oftmals nicht anders als durch Heizkostenverteiler (HKV).


    ich schrieb über die durchnummerierte Sammlung "Idealzustand", da ich die Liste als Ziel sah, das ich am Besten erreichen sollte

    Das habe ich auch so verstanden. Aber es ist nicht unbedingt sinnvoll oder auch möglich, die Liste von oben nach unten abzuarbeiten. Die Reihenfolge und Dringlichkeit der Umsetzung hängt von aktuellen Zustand ab.


    Ein Beispiel: Ein Kaltwasserzähler in jeder Wohnung ist nicht vorgeschrieben, das wäre nicht unbedingt nötig. Der Mieter kann sich also nicht darüber beschweren, wenn das Kaltwasser nach dem Verhältnis der Wohnfläche umgelegt wird (oder Personenzahl, falls das bisher üblich war). Wenn jedoch nun Warmwasserzähler eingebaut werden müssen wie oben geschrieben, dann kann man in dem Zusammenhang überlegen, auch gleich Kaltwasserzähler einzubauen. Denn wenn die Wand mal aufgeschlagen werden muss, wäre es unsinnig, das nicht gleich mit zu erledigen (wenn vom Aufwand her möglich).

    Meine Antworten zeigen lediglich meine persönliche Meinung, wie ich eine Sache auf Basis der gegebenen Informationen einschätzen würde. Rechtssicherheit hingegen kann nur ein Anwalt geben.

  • Hierin liegt also das größte Problem und vermutlich der Punkt, über den sich die Bewohner (zurecht) beschweren.

    [...] nicht unbedingt sinnvoll oder auch möglich, die Liste von oben nach unten abzuarbeiten. Die Reihenfolge und Dringlichkeit der Umsetzung hängt von aktuellen Zustand ab.

    Danke für Deine Einschätzung; die zusätzliche Messeräte dürften ein größeres Thema werden, da Wasser und Heizung "Leitungs-Stränge" haben, die durchs ganze Haus laufen und nicht pro Wohnung bereits im Keller getrennt sind --- letztlich muss ich da durch.

    • Bei der Heizung dürften es wegen der "Strang-Problematik" Heizkostenverteiler werden, die direkt auf den Heizkörpern montiert werden. Wärmemengenzähler wären wohl höherer Aufwand als HKV, da die Wärmemengenzähler so in die Leitungen integriert werden müssten, dass jede Wohnung einzeln erfassbar wäre, und die HKV einfach außen auf die Heizkörper gesetzt würden - oder?
    • Sind beim Warmwasser "Abschnittszähler" zulässig? (d.h. im Keller, wo man leichter zur Installation hinkommt, wird das ganze Warmwasser gemessen und im Strang sind in den Wohnungen weitere Zähler; der Verbrauch der einzelnen Wohneinheit wird über Subtraktion ermittelt; so müsste man die Wand in zumindest einer Wohneinheit nicht aufmachen, da sich deren Verbrauch ergibt, indem man vom Keller-Zähler die anderen Zähler-Ergebnisse abzieht)


    Das sollte behoben werden, nicht erst, wenn du das Haus geerbt hast, sondern du würdest dem aktuellen Eigentümer einen Gefallen tun, wenn du dich jetzt schon darum kümmern möchtest, die Sachen nachzurüsten.

    Sehe ich genau so wie Du. Hoffe, ich kann den Eigentümer überzeugen, dass die Mehrkosten den Ärger nicht wert sind.

    es gibt zwei Objekte; beiden haben "Strang-Leitungsproblem":

    • beim einen Objekt geht er davon aus, dass das Objekt nur zwei Wohnungen hat, er eine bewohnt und damit über die Ausnahme aus HeizkostenV §2 per Vereinbarung im Mietvertrag anders abgerechnet werden kann. Das war glücklicherweise noch nicht beanstandet worden. Allerdings kann man das Objekt auch als drei Wohnungs-Objekt ansehen, da neben den Wohnungen im Erdgeschoss (Mietwohnung) und Obergeschoss (Vermieter-bewohnt) auch ein Dachgeschoss vorhanden ist. Das Dachgeschoss hat - wie die anderen Stockwerke - separaten Zugang über das gemeinsame Treppenhaus, installiertes Bad/WC und die Anschlüsse für Betrieb einer Küche und ist kein Schwarz-Ausbau. Wie es konkret genutzt wird (Leerstand oder mit Nutzung durch Vermieter) würde aus meiner Sicht keine Rolle spielen, da die Baulichen Gegegebenheiten maßgeblich sind und klar für drei Wohnungen sprechen - oder?
    • das andere Objekt hat eigentlich zwei Wohnungen, die aber aktuell zusammen mit einem Mietvertrag an eine Mietpartei als eine Wohnung vermietet sind. Da der Übergang der Wohnungen zueinander baulich fließender (kein Treppenhaus; Treppe zum Obergeschoss nur mit Schiebetür mit Bart-Schloss vom Windfang im Untergeschoss abgetrennbar) als in einer Klassischen Aufteilung (ein Treppenhaus; jede Wohnung hat Zugang vom Treppenhaus über normale Wohnungstür mit Zylinderschloss) ist, wurde im Mietvertrag nur von einer Wohnung mit entsprechend vielen Zimmern geschrieben. Auf den ersten Blick keine Herausforderung, dem Mieter einfach das Heizöl in Rechnung zu stellen oder dem Mieter vertraglich zu veranlassen, das Heizöl selbst zu besorgen. Eine Schwierigkeit ist die vom Vermieter privat genutzte Werkstatt und eine vom Vermieter an ganz andere Person vermietete Garage, die sich im Haus befinden. Beide haben auch Warmwasser und Heizung. Hier wurde bisher mangels Zählern für Garage und Werkstatt eine Pauschale/Gutschrift vereinbart, mit der der Verbauch von Werkstatt und Garage ggü. dem Wohnungs-Mieter abgegolten wurde. Hier gab es bisher "nur" bzgl. Höhe der Pauschale und Mieterseitig vergessener Heizölbeschaffung Meinungsverschiedenheiten. Die Pauschale an sich und die fehlende Verbrauchsermittlung über die Heizölkosten hinaus wurde --- für mich etwas überraschend --- bisher nicht ernstlich in Frage gestellt. Ich fürchte, dass auch die Pauschale an sich / die fehlende Verbrauchserfassung mal hochkommen wird. Oder ist hier eine Ausnahme per Vereinbarung im Mietvertrag aus HeizkostenV §2 ableitbar, da es nur eine Wohnung gibt?


    Danke & Gruß,

    Grosse Frage

  • und die HKV einfach außen auf die Heizkörper gesetzt würden - oder?

    Ja richtig. Ein Wärmemengenzähler würde nur Sinn machen, wenn genau ein Heizstrang in die Wohnung führt. Das ist bei Altbau meistens nicht.

    wird das ganze Warmwasser gemessen und im Strang sind in den Wohnungen weitere Zähler; der Verbrauch der einzelnen Wohneinheit wird über Subtraktion ermittelt

    Ja das kann man machen. Aber ich denke, im Verhältnis der Gesamtkosten käme es dann auch nicht mehr auf die Installation in der einen Wohnung an.

    zwei Objekte; beiden haben "Strang-Leitungsproblem"

    In §11 der Heizkostenverordnung sind einige Ausnahmen definiert, bei denen man von den Vorschriften der verbrauchsabhängigen Abrechnung abgewichen weren kann. Eine Ausnahme ist, wenn der Aufwand und Kosten unangemessen hoch sind. Man müsste also zunächst mal einen Kostenvoranschlag eines Installateurs brauchen, um prüfen zu können, ob die Ausnahmeregelung greift.

    da die Baulichen Gegegebenheiten maßgeblich sind und klar für drei Wohnungen sprechen - oder?

    Richtig. Wenn es drei Wohnungen sind, die als solche genutzt werden können, greift die Ausnahme in §2 HeizKV nicht, und diesen Leerstand muss der Vermieter tragen. Die Fläche muss also mit in die Abrechnung einfließen.

    Oder ist hier eine Ausnahme per Vereinbarung im Mietvertrag aus HeizkostenV §2 ableitbar, da es nur eine Wohnung gibt?

    Wenn die beiden Wohnungen baulich zusammen gelegt sind und als ein Haushalt genutzt werden, dann gibt es auch keine Kosten zwischen mehreren Nutzern aufzuteilen. Somit gilt die Heizkostenverordnung insgesamt nicht.

    Meine Antworten zeigen lediglich meine persönliche Meinung, wie ich eine Sache auf Basis der gegebenen Informationen einschätzen würde. Rechtssicherheit hingegen kann nur ein Anwalt geben.

  • Danke für die Infos zu den großen Baustellen !!!


    zu den anderen Baustellen meiner ursprünglichen Liste:

    1. Wohnfläche nach Wohnflächenverordnung (WoFlV) berechnet: wollte bisher kein Mieter sehen; ist n.m.Kts. durch den Eigentümer selbst berechnet worden; Räume vor Ewigkeiten innen ausgemessen und (anteilig) Sonderflächen wie Balkon/Terasse dazu. Wenn die DIY-Berechnung mehr als 10% daneben liegen sollte, wirds n.m.Kts. doof. Da nach Inkrafttreten der WoFlV in einem Objekt umgebaut wurde (Trennwand innerhalb der Wohnung raus, um Bad zu vergrößern; d.h. Fläche durch die fehlende Wand größer), wäre die Berechnung wegen Nachwirkung der Alt-Norm trotzdem noch gültig, wenn diese nach der Vorgängernorm korrekt gemacht worden wäre und es bieben nur die DIY-Unschärfen bei Begutachtung durch Profi - oder?
    2. Energieausweis gemäß Energieeinsparverordnung (EnEV): wollte bisher kein Mieter sehen; auch nicht als "Retourkutsche". wundert mich - Mieter schlugen bei NK-Ärger Belegeinsicht für andere Belege aus, aber zahlten sogar Kopierkosten anderer Belege. Oder bringt der EnEV dem Mieter nach Einzug nichts mehr, da Sanktionen zum EnEV nur zwischen Staat und Vermieter laufen?
    3. Geräte zur verbrauchsabhängigen Erfassung
      • [Fragen hatten wir oben schon geklärt: Warmwasser und Heizung Verbrauchsabhänig über Messeräte; Rest (Kaltwasser/Strom...) kann über Umlageschlüssel abgerechnet werden]
    4. Umlageschlüssel
      • Wohnfläche: Grundsteuer etc. wurde nach Wohnfläche auf die Wohnungen aufgeteilt; auf die im selben Haus befindliche Garage, die separat an Leute außerhalb des Hauses vermietet wird, nichts umgelegt, da das keine Wohnfläche. Auch hier bisher keine Beanstandung, sogar bei belasteten Mietverhältnissen - bisher Glück oder geschickte Vertragliche Wahl des Umlageschlüssels?
    5. Keine Fragen dazu
    6. Keine Fragen dazu
    7. Keine Fragen dazu
    8. Wie realitätsnah ist der Betriebskostenspiegel des Mietervereins? realitätsnah / am unteren Ende, da Mieterorganisation / aus Vermietersicht unbrauchbar, um die eigenen Kosten zu bewerten ?


    Danke,

    Grosse Frage

  • Da nach Inkrafttreten der WoFlV in einem Objekt umgebaut wurde

    Wenn sich nach einem Umbau die Fläche geändert hat, dann muss die neue Wohnfläche neu ermittelt werden, nach WoFIV, für die Wohnung. Für die anderen Wohnungen muss nichts neu ermittelt werden, sofern die Fläche nach der im Baujahr gültigen Verordnung korrekt ist. Es tut dann also nichts zur Sache, nach welcher Verordnung in dieser Wohnung vorher berechnet wurde.

    Energieausweis gemäß Energieeinsparverordnung

    Ist für die Nebenkostenabrechnung völlig unerheblich. Im Übrigen muss der Energieausweis nur bei neuer Vermietung einer Wohnung vorgelegt werden.

    Auch hier bisher keine Beanstandung, sogar bei belasteten Mietverhältnissen - bisher Glück

    Wohl eher Glück. Oder die Mieter wissen, dass das von der Differenz des Betrags nicht so ins Gewicht fällt. Aber genau genommen müssten die fremd vermieteten Garagen raus gerechnet werden.

    Wie realitätsnah ist der Betriebskostenspiegel des Mietervereins?

    Realitätsnah schon, aber dennoch nicht wirklich brauchbar für die Bewertung der Kosten des eigenen Objekts. Grund ist, dass die regionalen Unterschiede sehr hoch sein können, selbst innerhalb einer Stadt. Deshalb kann die Statistik nur als grober Anhaltspunkt dienen. Ob die NK Abrechnung korrekt ist, lässt sich damit keinesfalls ableiten.

    Meine Antworten zeigen lediglich meine persönliche Meinung, wie ich eine Sache auf Basis der gegebenen Informationen einschätzen würde. Rechtssicherheit hingegen kann nur ein Anwalt geben.