auch wenn es kein Mietrecht ist mein Senf dazu
fassen wir es mal kurz: es ist kompliziert ...
grundsätzlich wäre zu unterscheiden ob der Verwalter die WEG verwaltet oder ob er die Mietverwaltung übernimmt.
Wen hätten Sie angerufen wenn der Wasserhahn kaputt wäre oder wenn sich z.B. ein Fenster nicht öffnen liese?
Ihren Vermieter oder die Hausverwaltung. Eine WEG Hausverwaltung hat mit der Vermietung der einzelnen Wohnungen durch die einzelnen Eigentümer grundsätzlich nichts zu tun, es sei denn sie wird explizit damit von den einzelnen Eigentümern beauftragt und extra bezahlt.
Und nun der Unterschied, eine Courtage oder Vermittlungsgebühr kann der Verwalter verlangen, wenn er nur die WEG verwaltet.
Ist dagegen auch noch die Mietverwaltung der Wohnung, also Ansprechpartner für alle Belange auch des Mieters gegeben, also z.B. der Vermieter sagt, wenden sie sich grundsätzlich an die Hausverwaltung bei Fragen, dann darf er keine Gebühr für die Vermittlung verlangen und auch eine Rückforderung ist möglich.
Für mich sieht es in Ermangelung weiterer Fakten so aus, als wäre die Verwaltung hier im Recht.