Nebenkostenabrechnung

Die zweite Miete werden Nebenkosten auch genannt. Kein Wunder, rechnet der Vermieter dabei eine Reihe von Posten ab, die sich samt Energiekosten zu einer stattlichen Summe aufbauen können. Umso wichtiger ist es, dass die Nebenkostenabrechnung korrekt und formell richtig ist. Doch, was bedeutet das eigentlich?

Gut zu wissen: Nebenkosten sind eigentlich Betriebskosten

Umgangssprachlich hat sich der Begriff Nebenkosten eingebürgert. Allerdings ist im engeren Sinn der Begriff Betriebskosten korrekt. Denn Nebenkosten sind als zusätzliche Kosten bei gewerblicher Vermietung definiert. Da im Sprachgebrauch die Grenzen inzwischen verwischt sind, stehen beide Begriffe gleichberechtigt.

Inhaltsverzeichnis zu Nebenkostenabrechnung
 [hide]

Rechtliche Basis für die Nebenkostenabrechnung

Das Bürgerliche Gesetzbuch erlaubt in § 556 BGB, dass der Mieter bei der Bewirtschaftung der Immobilie anfallende Betriebskosten trägt. Diese Betriebskosten müssen jedoch bestimmte Voraussetzungen erfüllen. Diese müssen

Der Vermieter kann eine monatliche Vorauszahlung oder eine monatliche Pauschale verlangen. Verlangt er eine Nebenkostenvorauszahlung, muss er jährlich eine Betriebskostenabrechnung erstellen.

Abgrenzung: Nebenkostenvorauszahlung und Nebenkostenpauschale

Obwohl im Alltagsgebrauch beide Begriffe häufig synonym verwendet werden: Zwischen den Begriffen Nebenkostenvorauszahlung und Nebenkostenpauschale gibt es einen wichtigen Unterschied:

  • Die Nebenkostenvorauszahlung ist ein Abschlag, den der Mieter zusätzlich zur Miete monatlich im Voraus entrichtet. Ist im Mietvertrag eine Nebenkostenvorauszahlung vereinbart, muss der Vermieter jährlich eine Nebenkostenabrechnung erstellen. Daraus ergibt sich ein Guthaben oder eine Nachzahlung. Der Mieter kann diese Abrechnung beim Ausbleiben verlangen und bis zur Abgabe der Nebenkostenabrechnung sogar weitere Nebenkostenvorauszahlungen zurückhalten.
  • Die Nebenkostenpauschale ist ein pauschalierter Betrag, den der Mieter in der Regel monatlich bezahlt. Damit sind alle Betriebskosten unabhängig von ihrer tatsächlichen Höhe abgegolten. Der Vermieter erstellt keine Betriebskostenabrechnung. Ausgenommen von der pauschalen Abgeltung sind Kosten für Heizung und Warmwasser, da der Vermieter diese Kosten gemäß Heizkostenverordnung stets zu mindestens 50 Prozent verbrauchsabhängig ermitteln und umlegen muss (BGH, Az. VIII ZR 212/05).

Welche Betriebskosten sind umlagefähig? Entscheidend ist der Mietvertrag!

Die Betriebskostenverordnung listet in § 2 BetrKV die als Nebenkosten umlegbaren Kosten auf. Diese darf der Vermieter abrechnen. Entscheidend ist jedoch, dass diese auch im Mietvertrag explizit vereinbart sind. Anders ausgedrückt: Die Nebenkostenabrechnung darf keine Kosten enthalten, die nicht im Mietvertrag genannt sind. Einzige Ausnahme: Der Mietvertrag enthält eine Öffnungsklausel. Darin können beide Vertragsparteien die Umlage von solchen Betriebskosten vereinbaren, die zukünftig zusätzlich anfallen können. Beispiele dafür sind Ausgaben für die Wartung von Rauchmeldern, die in den meisten Bundesländern erst seit wenigen Jahren vorgeschrieben sind, oder neu abgeschlossene Elementarschadensversicherungen.

Welche Nebenkosten sind nicht umlagefähig?

Es gibt Betriebskosten, die der Vermieter nicht auf die Mieter umlegen darf. Einige Beispiele:

  • Verwaltungskosten wie Kontoführungsgebühren, Kosten für eine Hausverwaltung usw. muss der Vermieter selbst tragen.
  • Ausgaben für Reparaturen sind ebenfalls Vermietersache, denn Reparaturen erhalten den erforderlichen, bestimmungsgemäßen Zustand der Immobilie bzw. Mietsache.
  • Hausmeisterkosten können teilweise nicht umlagefähig sein. Generell darf der Vermieter einen Hausmeister beauftragen und die Kosten auf die Mieter umlegen. Sobald dieser jedoch Reparaturen durchführt, muss der Vermieter diese Arbeiten aus den Gesamtkosten herausrechnen.
  • Überhöhte Ausgaben, wie für z.B. eine tägliche oder ungewöhnlich teure Treppenhausreinigung darf der Vermieter ebenfalls nicht abrechnen, da diese dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit nicht entsprechen würden.

Welchen Abrechnungszeitraum muss die Betriebskostenabrechnung umfassen?

Die Betriebskostenabrechnung soll laut § 556 Abs. 3 S. 1 BGB jährlich erfolgen. Jährlich bedeutet aber nicht zwingend für ein Kalenderjahr. Es ist für viele Vermieter sinnvoll den Abrechnungszeitraum vom 1. Januar bis 31. Dezember zu wählen. Allerdings dürfen sie auch einen anderen Abrechnungszeitraum wählen, sofern dieser ein Jahr umfasst. Beispielsweise ist es möglich, vom 1. Juli bis zum 30. Juni des Folgejahres oder vom 1. Mai bis zum 30. April des Folgejahres abzurechnen.

Vorzeitige Abrechnung bei Mieterwechsel möglich?

Das BGB sieht eine jährliche Abrechnung für ein ganzes Jahr vor. Allerdings kann es unterjährig zu einem Mieterwechsel kommen. Der Vermieter muss in einem solchen Fall die Nebenkosten nicht vorzeitig abrechnen. Meistens ist das auch nicht möglich, weil die Kosten erst zum Ende des Jahres feststehen. Der Vermieter darf dem Mieter in der Nebenkostenabrechnung nur anteilige Kosten berechnen, die der Mietdauer im Verhältnis zum Abrechnungszeitraum entsprechen. Der Vermieter darf außerdem verbrauchsabhängige Kosten wie Heizkosten oder Warmwasser bereits zum Auszugstermin ablesen bzw. schätzen und dann abrechnen.

Erlaubt: Abflussprinzip für einzelne Ausgaben

Auch wenn der Vermieter kalenderjährlich abrechnet, müssen sich nicht alle Kostenbelege auf das Kalenderjahr beziehen. Wird beispielsweise eine Versicherungsprämie im Oktober fällig und der Schutz läuft vom 1. Oktober bis zum 30. September des Folgejahres, ist der Leistungszeitraum jahresübergreifend. Der Vermieter darf dann das Abflussprinzip anwenden. Das heißt: Er nimmt die Kosten in die Betriebskostenabrechnung auf, in dessen Abrechnungszeitraum die Ausgabe fällt. Er muss diese Kosten nicht auf die Jahre aufteilen.

Ausnahme ist eine mögliche Benachteiligung des Mieters (BGH, Urteil vom 1.02.12, VIII ZR 156/11). Eine solche liegt zum Beispiel vor, wenn der Vermieter im Dezember Heizöl bestellt, die gesamte Kaufsumme gemäß Abflussprinzip in der Nebenkostenabrechnung des Jahres anführt und der Mieter zum 31. Januar des Folgejahres auszieht. In diesem Fall profitiert der Mieter nicht mehr von der gesamten Menge des bestellten Heizöls. Der Vermieter muss die Summe nach verbrauchter Menge pro Abrechnungszeitraum aufteilen.

Inhalt und Form: Wie muss eine Nebenkostenabrechnung aussehen?

Die Betriebskostenabrechnung bzw. Nebenkostenabrechnung muss verschiedene Anforderungen erfüllen. Ist die Abrechnung nicht formell richtig, entbindet das den Mieter von der Pflicht einer Nachzahlung (BGH, Urteil vom 27.11.02, VIII ZR 108/02).

Die Betriebskostenabrechnung muss dem Mieter schriftlich zugehen. Ein durchschnittlicher Mieter soll die Abrechnung nachvollziehen und die Angaben und Berechnungen nachprüfen können (BGH, Urteil vom 19.11.08, VIII ZR 295/07). Daher muss die Nebenkostenabrechnung folgende Kriterien erfüllen:

  • Übersichtlichkeit: Der Mieter muss erfassen können, welche konkreten einzelnen Kosten in welcher Höhe angefallen sind.
  • Nachvollziehbarkeit: Die Abrechnung muss alle relevanten Daten enthalten. Dazu zählen zum Beispiel die Verbrauchsdaten und die Verteilerschlüssel bzw. Berechnungsrundlagen. Angaben wie „laut Zählerstand“ sind unzureichend.
  • Klarheit: Ein juristisch und betriebswirtschaftlich ungeschulter Mieter muss den Inhalt der Abrechnung nachvollziehen und ohne komplizierte Rechenwege nachprüfen können. Die Darstellung muss widerspruchsfrei und klar verständlich sein.

Genügt die Betriebskostenabrechnung nicht diesen Ansprüchen, muss der Mieter eine daraus resultierende Nebenkostennachzahlung nicht begleichen. Der Vermieter kann jedoch die Betriebskostenabrechnung innerhalb der Abgabefrist von einem Jahr nach Ende des Abrechnungszeitraums nachbessern. Versäumt er diese Abgabefrist, muss der Mieter aus der Berechnung resultierende Nachforderungen endgültig nicht begleichen. Guthaben für den Mieter muss der Vermieter jedoch erstatten.

Welche Punkte muss die Betriebskostenabrechnung enthalten?

Folgende Punkte muss das Dokument enthalten:

  • Absender: Die Abrechnung muss den Namen und die Anschrift des Erstellers enthalten. Das muss nicht zwingend der Vermieter sein, sondern kann eine Hausverwaltung oder ein Dienstleister sein.
  • Empfänger: Ebenfalls muss der Empfänger (Mieter) mit Adresse genannt sein. Sollte es mehrere Hauptmieter geben, müssen alle das Dokument erhalten bzw. es muss an alle adressiert sein.
  • Objektangaben: Die Wohnung bzw. das Haus ist zu beschreiben. Speziell bei größeren Wohnanlagen ist die Wohnung mit Nummer oder Lage (z. B. 2. OG links) zu nennen.
  • Nutzungszeitraum und Abrechnungszeitraum: Der Ersteller muss den genauen Zeitraum für die Abrechnung nennen. Bei unterjährigen Mieterwechseln muss der Nutzungszeitraum ersichtlich sein. Daraus ergeben sich zum Beispiel Abrechnungstage (x/365).
  • Verteilerschlüssel: Die Betriebskostenabrechnung muss einen Hinweis enthalten, auf welchem Verteilerschlüssel die Berechnung basiert und welchen Anteil der Nutzer an den Gesamtkosten zu tragen hat. Bei großen Objekten wie Wohnanlagen kann es erforderlich sein, dass der Vermieter auch den Anteil des vom Mieter bewohnten Gebäudes an möglichen übergreifenden Gesamtkosten (zum Beispiel für Pflege der Grünflächen eines gesamten Häuserzugs) beziffert.
  • Auflistung der Kosten: Der Vermieter listet die gesamten Betriebskosten für die gesamte Wohnanlage auf. Er beziffert zusätzlich den nach dem genutzten Verteilungsschlüssel auf den Mieter entfallenden Anteil. Leerstand geht stets zulasten des Vermieters.
  • „Warme Betriebskosten“/Heizkostenabrechnung: Rechnet der Vermieter die Kosten für Heizung und Warmwasser ab, sind diese ebenfalls einzeln aufzuschlüsseln. Ein zusätzlicher Dritter als Dienstleister kann jedoch die zu diesem Punkt gehörende Aufschlüsselung der Kosten übernehmen.
  • Gesamtkosten: Die Nebenkostenabrechnung muss am Ende die auf den Mieter insgesamt umgelegten Kosten, die Summe der geleisteten Vorauszahlungen und die sich daraus ergebene Differenzsumme enthalten. Der Mieter muss klar erkennen können, ob sich eine Erstattung oder Nachzahlung ergibt.

Was passiert, wenn die Kosten nicht aufgeschlüsselt sind?

Der Vermieter ist zur Aufschlüsselung der einzelnen Kosten verpflichtet. Laut Bundesgerichtshof (BGH, Urteil vom 24.91.17, Az.: VIII ZR 285/15) genügt es nicht, verschiedene Kosten zusammenzufassen. Eine Nachzahlung aus einer solchen Betriebskostenabrechnung muss der Mieter nicht bezahlen. Der Vermieter kann jedoch innerhalb der Abgabefrist eine Korrektur der Betriebskostenabrechnung vornehmen. Er gibt sich daraus eine Nachzahlung, muss der Mieter diese ausgleichen. Ein Guthaben ist stets an den Mieter auszuzahlen.

Dürfen die Nebenkosten gegenüber dem Vorjahr extrem steigen?

Die auf die Mieter umlegbaren Kosten in der Betriebskostenabrechnung sind nicht jedes Jahr identisch. Sollten sie jedoch deutlich höher ausfallen als in der Vergangenheit, muss der Vermieter dies in der Abrechnung verständlich erläutern. Es gilt außerdem das Gebot der Wirtschaftlichkeit (Schutz vor überhöhten Kosten).

Wie kann der Mieter die Belege prüfen?

Jeder Mieter hat das Recht, zur Prüfung der Abrechnung die Originalbelege einzusehen. Allerdings ist der Vermieter grundsätzlich nicht dazu verpflichtet, die Belege auszuhändigen oder – auch nicht auf Mieterkosten – zu kopieren. Er muss lediglich die Einsicht ermöglichen. Dazu kann er den Mieter auch in sein Büro einladen. Eine Ausnahme gilt gemäß Rechtsprechung, wenn die Einsichtnahme unzumutbar ist (BGH, Urteil vom 8.03.06, VIII ZR 78/05), weil der Mieter beispielsweise eine zu weite Anreise hat. In diesem Fall hat der Mieter Recht auf kostenpflichtige Kopien der Belege.

Muss der Vermieter Auskünfte zu Nebenkostenabrechnung erteilen?

Der Vermieter ist angehalten, die Betriebskostenabrechnung nachvollziehbar, klar und übersichtlich zu erstellen. Das beinhaltet insbesondere eine Erläuterung in Form von Angaben zum Verteilerschlüssel und der rechnerischen Bezugsgrößen (Gesamtkosten und Mieteranteile) in der Abrechnung (BGH, Urteil vom 9.04.08, VIII ZR 84/07 sowie BGH, Urteil vom 28.05.05, VIII ZR 261/07). Darüber hinaus muss er jedoch eventuelle mündliche oder schriftliche Nachfragen des Mieters nicht beantworten (AG Wiesbaden, Urteil vom 15.11.13, 93 C 3906/12).

Frist: Bis wann muss der Vermieter die Nebenkostenabrechnung anfertigen?

Der Gesetzgeber nennt in § 556 Abs. 3 S. 2 BGB eine konkrete Frist, bis wann die Betriebskostenabrechnung beim Mieter vorliegen muss. Demnach muss der Vermieter diese spätestens mit Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums dem Mieter zustellen. Es gilt der Posteingang. Das heißt: Bei einem Abrechnungszeitraum für ein Kalenderjahr muss der Mieter die Abrechnung bis zum 31. Dezember des Folgejahres vorliegen haben. Endet ein Abrechnungszeitraum unterjährig beispielsweise am 31. März, muss die Nebenkostenabrechnung bis zum 31. März des Folgejahres vorliegen.

Welche Frist gilt bei Vermieterwechsel?

Die Frist zur Abgabe der Nebenkostenabrechnung ist gesetzlich vorgegeben und ändert sich auch nicht durch einen Wechsel des Vermieters. Stirbt ein Vermieter oder verkauft er seine Immobilie, gehen seine Rechte und Pflichten als Vermieter auf die Erben bzw. neuen Eigentümer über. Das umfasst auch die termingerechte Nebenkostenabrechnung.

Bis wann sind Korrekturen der Betriebskostenabrechnung möglich?

Der Vermieter darf die Nebenkostenabrechnung bis zum Ende der Abgabefrist korrigieren. Danach ist eine Korrektur nicht mehr möglich (Ausnahme: unverschuldetes Fristversäumnis). Sollte der Vermieter die Möglichkeit zur Korrektur innerhalb der Abgabefrist nutzen, gilt das dabei neu errechnete Guthaben bzw. die neu errechnete Nachzahlung. Eventuell bereits ausgezahlte Guthaben oder beglichene Nachforderungen werden damit verrechnet.

Was passiert, wenn der Vermieter die Frist verstreichen lässt?

Sollte der Vermieter die Betriebskostenabrechnung nicht fristgerecht zustellen, wird diese ungültig. Das gilt auch für durch die Post verspätete überbrachte Briefe. Er kann dann eine eventuell ermittelte Nebenkostennachzahlung dem Mieter nicht in Rechnung stellen. Dabei spielt es keine Rolle, ob er das Versäumnis selbst zu verantworten hat oder ein Dritter wie eine Hausverwaltung (BGH VIII ZR 249/15). Der Mieter muss die geforderte Nachzahlung nicht begleichen. Allerdings kann der Mieter seinerseits eine Abrechnung verlangen. Denn sollte sich für ihn aus der Betriebskostenabrechnung ein Guthaben ergeben, muss der Vermieter dieses auch dann auszahlen, wenn er die Frist zur Abgabe nicht eingehalten hat.

Unverschuldetes Fristversäumnis

Versäumt der Vermieter die Frist zur Abgabe der Nebenkostenabrechnung unverschuldet, kann er die Abrechnung innerhalb von drei Monaten nachliefern. Es müssen jedoch besondere, von ihm nicht zu vertretende Umstände vorliegen. Das kann zum Beispiel der Fall sein, wenn er den für die Betriebskostenabrechnung erforderlichen Bescheid über die Grundsteuer verspätet erhält. Bei einem unverschuldeten Fristversäumnis gewährt ihm die Rechtsprechung einen Aufschub um drei weitere Monate (BGH, Urteil vom 5.07.06, VIII ZR 220/05) ab Erhalt der benötigten Unterlagen. Anschließend ist eine eventuell aus der Betriebskostenabrechnung entstehende Nachforderung endgültig ausgeschlossen. Ein Guthaben ist dagegen an den Mieter auszuzahlen.

Der Vermieter erstellt nie eine Abrechnung

Manche Vermieter erstellen grundsätzlich keine Abrechnung. Das ist nur bei einer vereinbarten Nebenkostenpauschale statthaft. Sieht der Mietvertrag jedoch eine Nebenkostenvorauszahlung vor, ist der Vermieter zur Abrechnung verpflichtet. Kommt er dieser Pflicht nicht nach, sollte der Mieter eine Betriebskostenabrechnung verlangen. Denn nur dann kann er eine eventuell daraus resultierende Rückforderung von zu viel gezahlten Beträgen erhalten. Bis zur Abgabe der Nebenkostenabrechnung darf er sogar die Nebenkostenvorauszahlungen aussetzen. Er bleibt jedoch zur Zahlung verpflichtet, sodass er diese zurückgehaltenen Zahlungen mit Erhalt der Abrechnung nachholen muss. Im Streitfall kann der Mieter den Vermieter mit Rechtsmitteln zur Abgabe der Betriebskostenabrechnung zwingen.

Bis wann ist die Nachforderung oder ein Guthaben auszugleichen?

Aus der Betriebskostenabrechnung erfolgt im Normalfall ein Guthaben oder eine Nachzahlung. Der jeweilige Vertragspartner muss die Summe innerhalb von 30 Tagen nach Zustellung der Abrechnung ausgleichen. Die Zahlung ist unabhängig von einem Widerspruch oder einer Korrektur zu leisten. Hält der jeweilige Vertragspartner die Zahlungsfrist nicht ein, gerät er automatisch in Verzug. Der andere Vertragspartner kann den Betrag anmahnen und auf Kosten des Schuldners einklagen.

Zahlung unter Vorbehalt

Der Mieter hat unabhängig von der Bezahlung einer Nachforderung das Recht, innerhalb eines Jahres Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung einzulegen. Die Zahlung ist keine Anerkennung der Abrechnung (BGH, Urteil vom 12.1.11, Az. VIII ZR 269/09). Es ist daher nicht erforderlich, die Forderung unter Vorbehalt auszugleichen. Da in anderen Rechtsfeldern das Begleichen einer Forderungssumme jedoch zugleich das Anerkennen ihrer Berechtigung bedeutet, kann es zu Missverständnissen kommen. Um diese zu vermeiden, kann der Mieter bei der Zahlung den Zusatz „unter Vorbehalt“ auf der Quittung oder bei der Überweisung festhalten. Der Mieter signalisiert dadurch dem Vermieter seine Haltung und erhält von diesem später eine unnötig gezahlte Summe potenziell leichter zurück.

Darf der Mieter das ausstehende Guthaben mit der Mietzahlung verrechnen?

Kommt der Vermieter seiner Zahlungsverpflichtung aus der Nebenkostenabrechnung nicht nach, darf der Mieter das ausstehende Guthaben mit der Miete aufrechnen. Er reduziert die nächste(n) Zahlung(en) um die Summe des Guthabens. Diese Aufrechnung bei sogenannter ungerechtfertigter Bereicherung erlaubt § 556b Abs. 2 BGB. Der Mieter muss dem Vermieter dies jedoch einen Monat vor Mietzahlungstermin ankündigen, sonst gerät er selbst durch eine zu geringe Mietzahlung in Verzug.

Anpassen der Nebenkostenvorauszahlung

Die Vorauszahlung von Nebenkosten soll sich möglichst nahe an dem zu erwartenden Gesamtbetrag orientieren. Ergeben sich bei einer Nebenkostenabrechnung Abweichungen zur Gesamtsumme der Vorauszahlungen, darf jede Vertragspartei eine Anpassung in angemessener Höhe vornehmen (§ 560 Abs. 4 BGB). Dabei reicht die Textform (E-Mail, Fax) aus. Eine Begründung ist nicht erforderlich. Es reicht eine einseitige Willenserklärung, der andere Vertragspartner muss nicht zustimmen. Voraussetzung ist jedoch, dass die Anpassung sich an der gerade aktuellen Nebenkostenabrechnung orientiert. Die Anpassung gilt ab der nächsten Mietzahlung und ist nicht rückwirkend anwendbar. Ausgeschlossen ist außerdem das Einberechnen eines Sicherheitszuschlags, mit dem der Vermieter nur möglicherweise zukünftig auftretende Mehrkosten bereits im Vorfeld ausgleichen möchte (BGH, Urteil vom 28.09.11, VIII ZR 294/10).

Sonderfall bei Auszug: Einbehalten der Kaution

Sollte ein Mieter vorzeitig ausziehen und eine Abrechnung der Betriebskosten noch ausstehen, darf der Vermieter nicht einfach die gesamte Mietkaution als Sicherheit einbehalten. Er darf jedoch einen Teil einbehalten, wenn die Nebenkostenabrechnung typischerweise eine Nachzahlung des Mieters bedeutet. Die einbehaltene Summe darf maximal der voraussichtlichen Nachzahlung entsprechen.

Gibt es Verjährungsfristen?

Sowohl Mieter als auch Vermieter können offene Forderungen nicht unbegrenzt geltend machen. Diese verjähren drei Jahre nach Anspruchsbeginn. Es gilt der Tag der Zustellung der Betriebskostenabrechnung, die Frist beginnt zum Jahresbeginn des Folgejahres.

Beispiel: Zahlt ein Vermieter ein Guthaben aus der Nebenkostenabrechnung vom 14.12.20 nicht aus, beginnt die Verjährungsfrist am 1.01.21 und der Anspruch des Mieters verjährt am 31.12.23. Die ursprüngliche Zahlungsfrist von 30 Tagen bleibt beim Verjähren des Anspruchs unberücksichtigt.

Fehlerhafte Nebenkostenabrechnung: Widerspruch einlegen

Der Mieter hat das Recht, der Betriebskostenabrechnung zu widersprechen. Er kann seinen Widerspruch tagesgenau (LG Berlin, Urteil vom 25.10.16, 63 S 35/16) innerhalb von zwölf Monaten nach Erhalt der Abrechnung mitteilen. Beispielsweise kann der Mieter Widerspruch bis zum 17. Juli des Folgejahres erheben, wenn die Abrechnung bei ihm am 18. Juli des aktuellen Jahres eintrifft. Der Widerspruch ist auch möglich, wenn der Mieter eine sich aus der Betriebskostenabrechnung ergebende Nachforderung bereits bezahlt hat. Ergibt sich durch den Widerspruch eine Änderung der ermittelten Gesamtsumme, wird der bereits gezahlte Betrag verrechnet.

Wie muss der Mieter seinen Widerspruch formulieren?

Der Mieter muss beim Widerspruch die genauen Gründe bzw. vermeintlich fehlerhafte Positionen angeben, eine pauschale oder allgemeine Ablehnung reichen nicht aus. Das gilt auch dann, wenn der Vermieter einen Fehler aus dem Vorjahr wiederholt (BGH, Urteil vom 12.05.10, VIII ZR 185/09). Das Recht sieht keine konkrete Form des Widerspruchs vor. Grundsätzlich reicht ein mündlicher Hinweis aus. Allerdings sollte der Mieter seinen Widerspruch in Schriftform formulieren, um diesen im Streitfall beweisen zu können.

Versäumte Widerspruchsfrist

Sollte der Mieter die Widerspruchsfrist verstreichen lassen, kann er sich nicht mehr auf eine fehlerhafte Betriebskostenabrechnung berufen. Das heißt: Selbst eine unberechtigte Nachforderung oder ein ausgezahltes zu geringes Guthaben kann er nicht mehr anfechten (§ 556 Abs. 3 BGB). Eine Ausnahme ist nur bei einem unverschuldeten Fristversäumnis wie einer schweren Krankheit oder einer verweigerten Belegeinsicht möglich (BGH, Urteil vom 12.01.11, VIII ZR 148/10).

Widerspruch nur innerhalb von vier Wochen möglich?

Einige Vermieter weisen in der Betriebskostenabrechnung auf eine Widerspruchsfrist von vier Wochen hin. Diese bezieht sich auf den Ausgleich von Guthaben oder Nachzahlungen. Die gesetzliche Widerspruchsfrist bleibt von einer solchen Formulierung unberührt.

Was passiert nach einem Widerspruch?

Erkennt der Vermieter den Fehler an, korrigiert er die Abrechnung. Findet diese Korrektur noch innerhalb der Jahresfrist nach Ende des Abrechnungszeitraums statt, gilt der neu errechnete Gesamtbetrag für beide Parteien. Spätere Änderungen sind nur relevant, wenn der Mieter durch die Korrektur ein höheres Guthaben hat. Die Differenz muss der Vermieter ausgleichen. Erkennt der Vermieter den Fehler nicht an, kann der Mieter Rechtsmittel einlegen und den Fall klären lassen.

Typische Fehler in einer Nebenkostenabrechnung

Durch die strengen Anforderungen sind Fehler in der Nebenkostenabrechnung keine Seltenheit. Das kann jedoch zu einem Widerspruch führen. Zu den typischen Fehlern gehören unter anderem die folgenden Punkte:

  • Abrechnung von Reparaturkosten: Reparaturkosten, auch anteilige Kosten für entsprechende Tätigkeiten des Hausmeisters, Instandhaltungskosten wie Malerarbeiten oder Sanierungskosten sind keine umlagefähigen Nebenkosten. Die Ausgaben muss der Vermieter tragen.
  • Abrechnung von Verwaltungskosten: Der Vermieter darf keine Verwaltungskosten abrechnen. Kosten für Büro, Bankkonto, Telefon, Hausverwaltung usw. muss er allein tragen. Solche Posten in der Betriebskostenabrechnung sind unzulässig.
  • Falsche oder fehlende Verteilungsschlüssel: Wenn der Verteilungsschlüssel nicht stimmt, kann der Mieter Widerspruch einlegen. Heizkosten werden zum Beispiel häufig falsch abgerechnet. Sie sind zu mindestens 50 Prozent, aber zu höchstens 70 Prozent nach Verbrauch abzurechnen. Eine alleinige Abrechnung nach Personenzahl oder Wohnungsgröße ist bei Heizkosten nicht statthaft.
  • Falsche Wohnfläche: Bei Berechnung nach Wohnfläche zählt immer die tatsächliche, nicht die im Mietvertrag festgehaltene Fläche. Entspricht die tatsächliche Wohnungsgröße nicht der Angabe im Mietvertrag, kann der Mieter der Abrechnung widersprechen.
  • Leerstand wird auf Mieter umgelegt: Steht eine Wohnung eine Zeit lang leer, darf der Vermieter die darauf verfallenden Kosten nicht auf die Mieter umlegen. Er muss die Kosten für diese Wohnung wie für einen normalen anderen Mieter berechnen, aber allein tragen.
  • Fehlende Gesamtkosten: Die Nebenkostenabrechnung muss die Gesamtkosten für die Wohnanlage auflisten. Fehlt diese Angabe, kann der Mieter die Bezugsgröße nicht erkennen und den auf ihn fallenden Anteil nicht nachprüfen.
VGW 111