Zum Inhalt springen

Nebenkostenvorauszahlung

Die Nebenkosten im Mietverhältnis erscheinen vielen Mietern wie eine zweite Miete. Umso wichtiger ist es, dass Vermieter und Mieter im Mietvertrag so genau wie möglich definieren, wie die Betriebskosten abgerechnet werden. Die Parteien können wählen, ob sie dazu eine Nebenkostenvorauszahlung oder eine Kostenpauschale vereinbaren oder beide Optionen kombinieren.

Zahlungspflicht erfordert Vereinbarung

Soll der Mieter über die Miete hinaus Nebenkosten zahlen, ist es zwingend notwendig, im Mietvertrag eine Vereinbarung über die Zahlung der Nebenkosten zu treffen. Fehlt eine Vereinbarung, besteht mit Ausnahme der Verbrauchskosten (Strom, Gas, Öl, Wasser) keine Verpflichtung des Mieters, Nebenkosten zu entrichten.

Nebenkostenvorauszahlung oder Nebenkostenpauschale?

Vermieter und Mieter haben die Wahl. Sie können die Zahlung der Nebenkosten als Pauschale oder als Vorauszahlung vereinbaren. Auch eine Kombination ist möglich, so dass mit Ausnahme der Heiz- und Warmwasserkosten für einen Teil der Nebenkosten eine Pauschale und für den anderen Teil eine Betriebskostenborauszahlung abgerechnet werden kann. Welche Optionen die bessere ist, hängt von der Mietsituation ab. Energiekosten unterliegen aber immer der verbrauchsabhängigen Abrechnung.

Was ist die Nebenkostenvorauszahlung?

Wird eine Nebenkostenvorauszahlung vereinbart, entrichtet der Mieter jeden Monat einen festen Betrag über die Nebenkosten an den Vermieter. Der Vermieter rechnet die Nebenkosten jährlich ab. Er erstattet zu viel geleistete Vorauszahlungen zurück oder erhebt eine Nachforderung, wenn die Vorauszahlungen des Mieters nicht ausreichen, um die Nebenkosten zu decken.

Heißt es im Mietvertrag, dass der Mieter „Abschlagszahlungen“ zu erbringen hat, ist die Bezeichnung im Sinne einer Nebenkostenvorauszahlung zu interpretieren (AG Lingen, WuM 1996, 714). Auch kann eine Nebenkostenvorauszahlung durch schlüssiges Verhalten begründet werden, wenn der Mieter Zahlungen leistet und diese für die Nebenkosten verwendet wissen möchte (LG Berlin, ZMR 2002, 52).

Wann ist die Nebenkostenvorauszahlung fällig?

Die Vorauszahlungen sind als Bestandteil der Miete zusammen mit der Miete fristgerecht zum vereinbarten Zeitpunkt zu bezahlen (§ 556b BGB). Soweit die Miete bis zum dritten Werktag des Monats fällig ist, sind auch die Vorauszahlungen auf die Nebenkosten fällig.

In welcher Höhe sind Nebenkostenvorauszahlungen zu vereinbaren?

Vorauszahlungen müssen angemessen sein. Sie gelten als angemessen, wenn sie die zu erwartenden Nebenkosten aller Wahrscheinlichkeit nach abdecken. Im Hinblick darauf, dass die Entwicklung der Nebenkosten nur eingeschränkt kalkulierbar erscheint, sind Vorauszahlungen auch dann noch angemessen, wenn sie im Ergebnis zu Überzahlungen führen (BayObLG WuM 1995, 695). Insoweit ist dem Vermieter ein gewisser Beurteilungsspielraum zuzugestehen. Sofern der Vermieter durch die Vorauszahlungen aber von erheblichen Zinsgewinnen profitiert, dürfte die Grenze zur Unangemessenheit überschritten sein. Umgekehrt kann der Mieter nicht darauf vertrauen, dass seine Vorauszahlungen die zu erwartenden Nebenkosten vollständig abdecken (BGH NJW 2004, 1102). Gewissheit entsteht erst mit der Nebenkostenabrechnung.

Wie sind die Nebenkostenvorauszahlungen abzurechnen?

Der Vermieter ist gesetzlich verpflichtet, innerhalb einer Abrechnungsfrist von zwölf Monaten die Nebenkostenabrechnung zu erstellen (§ 556 Abs. 3 BGB). Versäumt der Vermieter die Frist, ohne dass es dafür nachvollziehbare Gründe gibt, kann der Mieter die Zahlung eventueller Nachforderungen aus der Nebenkostenabrechnung verweigern. Zudem kann er auch künftige Nebenkostenvorauszahlungen so lange verweigern und sich auf ein Zurückbehaltungsrecht berufen, bis der Vermieter eine formell ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung vorlegt. Das Zurückbehaltungsrecht des Mieters betrifft nur die Nebenkosten, nicht aber die Kaltmiete.

Was ist, wenn der Vermieter jahrelang nicht abrechnet?

Sind im Mietvertrag Vorauszahlungen vereinbart, ist der Vermieter gesetzlich verpflichtet, jährlich die Nebenkosten abzurechnen. Der Vermieter hat aber nach Ablauf von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums keine Möglichkeit mehr, Nachforderungen zu stellen. Umgekehrt hat der Mieter Anspruch, dass der Vermieter die Nebenkosten abrechnet, auch wenn er das nachlässige Verhalten des Vermieters jahrelang hingenommen hat (OLG Stuttgart, NJW-RR 1991, 782).

Wie beeinflussen Mietmängel die Nebenkostenvorauszahlung?

Liegen in der Wohnung Mängel vor, kann der Mieter die Miete mindern. Die Mietminderung bemisst sich dabei nach der Warmmiete, also Kaltmiete inklusive Nebenkostenvorauszahlung und ist genauso auch später in der Nebenkostenabrechnung maßgebend (BGH, Urteil vom 13.4.2011, Az. VIII ZR 223/10).

Was ist die Nebenkostenpauschale?

Vereinbaren Vermieter und Mieter eine Nebenkostenpauschale, zahlt der Mieter einen festen monatlichen Betrag, der die Nebenkosten abdeckt. Über die Pauschale braucht der Vermieter nicht mehr abzurechnen, kann aber auch bei einem höheren Kostenanfall keine Nachforderungen erheben.

Was gilt, wenn der Mietvertrag unklar formuliert ist?

Mietverträge sind oft missverständlich formuliert. So ist beispielsweise von einer Nebenkostenpauschale die Rede, während gleichzeitig eine Abrechnung vorbehalten bleibt. Ähnlich ist es, wenn im Mietvertrag pauschal eine Vorauszahlung in einer bestimmten Höhe vereinbart wird, ohne dass die Kostenarten einzeln benannt werden. Das OLG Düsseldorf hat hierzu klargestellt, dass für diesen Fall eine Pauschale als vereinbart gilt, über die der Vermieter nicht abrechnen muss (Urteil vom 23.5.2002, Az. 10 U 96/01).

Insoweit gilt: Eine Pauschale, über die abgerechnet wird, ist eine Vorauszahlung. Eine Vorauszahlung, die nicht erkennen lässt, welche Kostenarten erfasst sind, ist eine Pauschale. Lässt sich nicht klären, ob Vorauszahlung oder Pauschale gemeint ist, ist im Hinblick auf die gesetzliche Formulierung davon auszugehen, dass im Regelfall eine Vorauszahlung erfolgt.

Wie Nebenkosten und Nebenkostenvorauszahlung zu vereinbaren?

  • Die einfachste Lösung besteht darin, im Mietvertrag auf § 2 Betriebskostenverordnung zu verweisen. Dort sind sämtliche umlagefähigen Nebenkosten aufgeführt, die der Vermieter erheben kann. In älteren Mietverträgen wird noch auf die Anlage 3 zu § 27 der 2. Berechnungsverordnung verwiesen. Inhaltlich bestehen keine Unterschiede. Um Risiken zu vermeiden, empfiehlt sich, ausdrücklich auf die gesetzliche Grundlage zu verweisen und sich nicht darauf beschränken, dass der Mieter die Betriebskosten oder die Nebenkosten zu tragen habe.

In beiden Fällen kann der Vermieter die Nebenkosten auf den Mieter umlegen und braucht diese nicht im Detail aufzuschlüsseln. Möchte der Vermieter die Nebenkosten trotzdem auflisten, muss die Aufzählung allerdings vollständig sein. Nicht benannte Nebenkosten sind nicht umlagefähig.

Eine Auflistung ist praktisch nur dann sinnvoll, wenn der Vermieter die Zahlung der Nebenkosten einerseits über eine Pauschale und andere Nebenkosten per Vorauszahlung abrechnen möchte.

  • Soweit Nebenkosten abgerechnet werden, die in der Betriebskostenverordnung nicht bezeichnet sind, können diese unter der Position 17 „sonstige Betriebskosten“ erfasst werden. Um sonstige Betriebskosten abzurechnen, müssen diese ausdrücklich im Mietvertrag bezeichnet werden. Beispiele: Kosten für Dachrinnenreinigung oder Kosten für den Müllschlucker.
  • Werden die Nebenkosten als Vorauszahlung gezahlt, muss der Mietvertrag einen festen Betrag nennen, den der Mieter für die betreffende Nebenkostenart zu zahlen hat. Nur so lässt sich kalkulieren, was auf den Mieter zukommt und was der Vermieter erwarten darf.
  • Soweit für bestimmte Betriebskosten eine Pauschale erhoben wird, muss klargestellt sein, welche Nebenkosten von der Pauschale erfasst werden und für welche Nebenkosten eine Vorauszahlung zu leisten ist.
  • Wichtig ist, das für Heiz- und Warmwasserkosten keine Pauschale vereinbart werden kann. Die Energiekosten müssen immer verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Hierüber ist im Mietvertrag eine Vorauszahlungsvereinbarung zu treffen, die im Hinblick auf die Wohnverhältnisse den zu erwartenden Energieverbrauch des Mieters abdeckt.

Wann kann der Vermieter die Art der Abrechnung ändern?

Sind sowohl Pauschale als auch Vorauszahlung vereinbart, darf der Vermieter innerhalb einer Nebenkostenart nicht ohne weiteres wechseln. Ungeachtet dessen kann der Vermieter bestimmen, dass zumindest die Verbrauchskosten zukünftig abweichend von der getroffenen Vereinbarung in Abhängigkeit vom Verbrauch abgerechnet werden (§ 556a Abs. 2 BGB). Der Vermieter hat insoweit das Recht, einseitig den Mietvertrag abzuändern. Umgekehrt hat der Mieter keinen Anspruch darauf, dass der Vermieter von dieser Änderungsmöglichkeit Gebrauch macht. Die Änderungsmöglichkeit beschränkt sich auf die Nebenkosten, bei denen eine Verbrauchserfassung möglich ist, also auf den Verbrauch von Gas, Öl, Strom und Wasser.

Die Änderung ist nur vor dem Beginn eines neuen Abrechnungszeitraums erlaubt. Eine rückwirkende, auf einen vergangenen Abrechnungszeitraum ausgerichtete Erklärung ist ausgeschlossen. Der Vermieter muss den Mieter schriftlich informieren.

Die Änderungsbefugnis ermöglicht es dem Vermieter aber nicht, eine bislang vereinbarte Inklusivmiete (Warmmiete) auf eine reine Nettomiete mit vollständiger Abrechnung aller Nebenkosten umzustellen.

Nebenkostenvorauszahlung zu hoch / niedrig angesetzt?

  • Stellt sich im Laufe des Jahres heraus, dass die Nebenkostenvorauszahlungen zu hoch oder zu niedrig angesetzt sind, können Vermieter und Mieter die Vorauszahlungen in freier Vereinbarung jederzeit herabsetzen oder heraufsetzen. Der Vermieter ist aber nicht verpflichtet, eine Zwischen- oder Teilabrechnung vorzunehmen (§ 556 Abs. 3 BGB).
  • Erweisen sich Nebenkostenvorauszahlungen als unangemessen hoch, kann der Mieter verlangen, die Vorauszahlung auf eine angemessene Höhe herabzusetzen (BayObLG WuM 1995, 695). Letztlich muss der Vermieter überhöhte Zahlungen mit der Nebenkostenabrechnung ohnehin erstatten.
  • Gemäß § 560 Abs. 4 BGB darf der Vermieter als auch der Mieter nach einer Nebenkostenabrechnung die Nebenkosten auf eine angemessene Höhe durch einseitige Erklärung anpassen. Soweit sich die Betriebskosten während der Abrechnungszeitraums erhöhen, ist eine Anpassung jedoch ausgeschlossen. Ungeachtet dessen kann es sich für den Mieter empfehlen, seine Zahlungen an die Preisentwicklung anzupassen und dadurch unerwartet hohe Nachzahlungen möglichst zu vermeiden. Der Vermieter trägt einerseits kein Risiko, da er die Erhöhung bestimmter Nebenkosten über die Nebenkostenabrechnung nachfordern kann, riskiert aber auch, dass der Mieter durch eine hohe Nachforderung finanziell überfordert wird und keine oder nur zögerliche Zahlungen leisten kann.
  • Eine nur geringe Betriebskostennachforderung rechtfertigt keine Erhöhung der monatlichen Vorauszahlungen. Das Amtsgericht Hamburg (Urteil vom 27.6.2022, Az. 49 C 13/22) hat klargestellt, dass eine Nachforderung in Höhe von 11,52 EUR es nicht rechtfertigt, dass der Vermieter die Nebenkostenvorauszahlung um 45,40 EUR monatlich erhöht und die Erhöhung allgemein mit einer zu erwartenden Kostensteigerung begründet.
  • Nach einer Entscheidung des Amtsgerichts Frankfurt (Urteil vom 26.7.2022, Az. 33 C 2065/22) hat ein Vermieter nicht das Recht, wegen der fünffachen Erhöhung des Gaspreises die Heizung abzustellen. Der Mieter beantragte eine einstweilige Verfügung. Das Gericht stellte klar, dass der Vermieter lediglich berechtigt war, die Vorauszahlung für die Heizkosten nach der Abrechnungsperiode für die Zukunft zu erhöhen.

Risiko: Vermieter täuscht Mieter über Höhe der Nebenkosten

Erweckte der Vermieter bei Abschluss des Mietvertrages beim Mieter den Eindruck, dass die Vorauszahlungen kostendeckend sind, handelte er arglistig, wenn er auf diesem Weg den Mietinteressenten durch scheinbar günstige Konditionen zum Abschluss eines Mietvertrages bewegt hatte. Er riskiert zudem einen Schadensersatzanspruch des Mieters, wenn dieser nachweist, dass er den Mietvertrag nicht abgeschlossen und ein günstigeres Angebot angenommen hätte, wenn er die Sachlage gekannt hätte (LG Berlin ZMR 1999, 1102). Insoweit handelt der Vermieter riskant, wenn er nachdrücklich behauptet, dass die Betriebskostenvorauszahlungen den zu erwartenden Abrechnungsbetrag decken werden und keine Nachforderungen zu erwarten sind. Ansonsten verbleibt es im Risiko des Mieters, wenn die Nachzahlungen die Vorauszahlungen übersteigen. Will er das Risiko vermeiden, muss er höhere Vorauszahlungen leisten oder genaue Auskünfte verlangen und diese aus Nachweisgründen auch irgendwie dokumentieren.

Nebenkostenvorauszahlung oder Pauschale?

Welche Optionen die vermeintlich bessere ist, hängt von der Mietsituation und den Interessen der Parteien ab.

  • Die Nebenkostenvorauszahlung hat für den Vermieter den Vorteil, dass die Nebenkosten nicht über die nach oben regelmäßig begrenzte und nur begrenzt erhöhbare Miete mitfinanziert werden müssen. Der Mieter hat den Vorteil, dass er eine genaue Übersicht über die von ihm verursachten Kosten und es selbst in der Hand hat, die ökologischen und ökonomischen Folgen seines Wohlverhalten zu kontrollieren.
  • Die Pauschale ist bequem und unkompliziert. Beide Parteien können die Kosten von vornherein kalkulieren. Soweit im Mietvertrag nicht ausdrücklich ein Erhöhungsvorbehalt vereinbart ist, kann der Vermieter die Pauschale nicht einseitig erhöhen, insbesondere dann nicht, wenn beispielsweise die Heizkosten stark ansteigen. Die Pauschale bleibt bis zum Ende des Mietverhältnisses unverändert. In Zeiten, in denen die Energiekrise die Kosten für Energie in die Höhe treibt, riskiert der Vermieter, auf diesen Kosten sitzen zu bleiben. Ob er sich ausnahmsweise auf einen „Wegfall der Geschäftsgrundlage“ berufen kann, wäre zwar eine gute Argumentationsgrundlage, müsste aber im Einzelfall wohl richterlich entschieden werden.
  • Eine Pauschale kann sich insoweit bei kurzfristigen Mietverhältnissen empfehlen, wenn der Mieter häufig wechselt oder das Mietverhältnis befristet wird oder durch den Hauptmieter an einen Untermieter untervermietet wird. Dann erscheinen die Risiken als überschaubar.
  • Die Nebenkostenabrechnung erscheint vielen Vermietern mühsam und aufwendig. Es besteht das Risiko, wegen formaler Fehler Geld zu verlieren, insbesondere dann, wenn der Mieter der Nebenkostenabrechnung widerspricht.
  • Die Nebenkostenvorauszahlung erweist sich in der Praxis aber meist als die fairste und transparenteste Art und Weise, die Nebenkosten abzurechnen. Gerade, wenn das Mietverhältnis unbefristet und über einen längeren Zeitraum abgeschlossen wird, kann der Vermieter die Kostenentwicklung nur mit Vorauszahlungen zuverlässig kalkulieren. Auch für den Mieter kann der Vorteil darin bestehen, dass sich der Vermieter im Fall der Vereinbarung einer Kostenpauschale nicht irgendwie provoziert fühlt, angesichts unvorhersehbarer Kostensteigerungen den Mieter irgendwie aus dem Mietverhältnis zu drängen.

Das Wichtigste kurz zusammengefasst

Wer bestimmt die Höhe der Nebenkostenvorauszahlung?

Die Höhe der Vorauszahlung bestimmt der Vermieter. Sie muss angemessen sein, also einen realistischen Verbrauch widerspiegeln. Durch die jährliche Nebenkostenabrechnung fällt schnell auf, ob die Kosten ggfs. zu hoch oder zu niedrig angesetzt wurden. In solchen Fällen kann die Vorauszahlung (also auch die Warmmiete) nach gemeinsamer Abstimmung zwischen Vermieter und Mieter erhöht oder gesenkt werden.

Wie hoch dürfen Nebenkostenvorauszahlungen sein?

Wie hoch die Vorauszahlungen sein dürfen ist gesetzlich nicht genau festgelegt. Ist eine Vorauszahlung zwischen Mieter und Vermieter vereinbart ist der Vermieter aber zur jährlichen Nebenkostenabrechnung verpflichtet, was eine regelmäßige Überprüfung der Vorauszahlung beinhaltet. Sind die Nebenkosten gestiegen oder gesunken, kann die Warmmiete vom Vermieter erhöht oder gesenkt werden – nach dem Gebot der Wirtschaftlichkeit.

Lesen Sie auch